Gestion de flotte : 3 bonnes raisons de passer à la dématérialisation !

S’épargner les tâches les plus rébarbatives, miser sur les synergies avec les loueurs et les réseaux de maintenance du parc ou encore réaliser des économies… la dématérialisation de la gestion de flotte est avant tout une démarche de rationalisation.

Les cartes de la mobilité ne cessent d’être rebattues. Entre enjeu environnemental et efficacité économique, bien-être des collaborateurs et productivité de l’entreprise, les gestionnaires de flotte sont aujourd’hui inscrits dans une quête perpétuelle d’optimisation. La dématérialisation de la gestion de parc est l’une des réponses à ce besoin. C’est en tous cas ce que révèle une récente étude réalisée par TomTom Telematics qui a récemment interrogé 1 350 responsables de flottes de véhicules et d’utilitaires légers dans divers types d’entreprises en Europe, pour connaître les principaux défis auxquels ils sont confrontés. 

Dématérialiser pour gagner du temps

Parmi les enseignements les plus cruciaux, on retiendra tout d’abord la course contre la montre dans laquelle les gestionnaires de flottes et leurs équipes sont engagés. Ainsi, l’étude révèle que 49 % des entreprises consacrent 1h30 à 2 heures chaque jour à établir des devis et des factures. 42 % d’entre elles passent ce temps à identifier et affecter le conducteur le plus adapté à une mission, 43 % à gérer les dépenses liées à l’utilisation de la flotte et 38 % se consacrent à effectuer les vérifications obligatoires sur les véhicules. En utilisant des solutions adaptées, il est possible d’automatiser une grande partie de ces tâches. Pourtant, l’étude TomTom Telematics note que seuls 26 % des gestionnaires de flotte automatisent totalement la gestion des dépenses, et 22 % automatisent le choix et la répartition des conducteurs pour chaque mission.

La numérisation permet d’obtenir automatiquement des accords d’intervention dans le respect des clauses du contrat, de générer des devis et des factures, de consulter l’ensemble des interventions réalisées par véhicule, par entité, par famille de produits, etc.

Dématérialiser la facturation pour être plus économe

La réduction des coûts liés à la flotte est sans surprise le principal enjeu pour les gestionnaires de flotte. 66 % d’entre eux estiment ainsi qu’une meilleure dématérialisation de la gestion de flotte permettrait de réduire les dépenses liées au carburant. Mais les dépenses énergétiques ne sont pas les seules à pouvoir tirer profit de la dématérialisation. L’ensemble des opérations liées à l’entretien des véhicules d’une flotte est également concernée. 

Les loueurs se sont engagés depuis quelques années à créer les conditions d’une adoption massive de la dématérialisation.

Dématérialiser pour fluidifier la maintenance

La numérisation permet d’obtenir automatiquement des accords d’intervention dans le respect des clauses du contrat, de générer des devis et des factures, de consulter l’ensemble des interventions réalisées par véhicule, par entité, par famille de produits, etc. Une réalité qui impacte toute la chaîne de valeur. L’ensemble des grandes enseignes de l’entretien auto (comme les Feu Vert, Norauto ou encore Euromaster) ont ainsi fait évoluer leur système de facturation afin de pouvoir s’interfacer avec la majeure partie des logiciels de gestion de flotte. Les loueurs, de leur côté, se sont engagés depuis quelques années à créer les conditions d’une adoption massive de la dématérialisation. C’est le cas depuis 2010 chez ALD Automotive par exemple, qui revendique que 95 % des factures échangées avec ses clients le sont par voie électronique. Une stratégie portée par ailleurs par l’application maison appelée My ALD Driver qui permet aux utilisateurs des véhicules d’une flotte de s’impliquer dans les opérations de maintenance en toute autonomie, afin de limiter les interactions avec les équipes du gestionnaire de flotte. De son côté, Arval propose depuis 2016, l’application MyArval qui s’inscrit, elle aussi, dans cette dynamique de dématérialisation de la gestion de flotte.

Responsabilisation des collaborateurs, fluidification de la facturation, optimisation de la gestion de parc, trois moteurs clés d’un projet de dématérialisation de la flotte d’entreprise !